1.1. Styret forvalter og utdeler midler fra Forfatterforbundets vederlagsfond. Styret er stiftelsens øverste organ.
1.2. Instruksen gjelder for styrets arbeid og saksbehandling, og er bindende for styrets medlemmer og daglig leder. Den gjelder tilsvarende for styrets varamedlemmer så langt den passer.
1.3. Styrets etablering og virksomhet følger av vedtekter, landsmøtevedtak, denne styreinstruks og for øvrig av de vedtak som gjøres i styremøtene.
2.1. Styret skal sørge for at Forfatterforbundets vederlagsfonds formål ivaretas, og at utdelinger foretas i samsvar med vedtektene.
2.2. Styret kan fastsette retningslinjer for virksomheten og gi pålegg i enkeltsaker.
2.3. Styret skal påse at regnskap revideres og at formuesforvaltningen er forsvarlig. Regnskap og styrets årsmelding forelegges for Forfatterforbundets landsmøte. Styrets protokoller forelegges for Forfatterforbundets styre.
2.4. Daglig leder skal sørge for at styret får seg forelagt et budsjett for inntekter, kostnader og forvaltning av ubenyttede midler i tråd med retningslinjene.
2.5. Påse at daglig leder forelegger utkast til årsregnskap og årsberetning for styret. Styret skal også påse at regnskapet er utarbeidet i overenstemmelse med gjeldende lovgivning og andre regler. Årsregnskapet vedtas av styret og underskrives av styret og daglig leder.
2.6. Godkjenne årsberetning og årsregnskap.
2.7. For øvrig behandle og stå ansvarlig for de oppgaver som er pålagt styret i henhold til gjeldende lovgivning og vedtektene og landsmøtevedtak.
2.8. Påse at fondets komitéer fungerer som forutsatt.
3.1 Styret kan innkalle revisor til møte uten at daglig leder eller andre ansatte er tilstede.
41 Daglig leder står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg som gis av styret.
4.2 Den daglige ledelse omfatter ikke saker som er av uvanlig art eller stor betydning. Dog kan en sak avgjøres etter fullmakt fra styret i det enkelte tilfellet eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for stiftelsen. Styret skal i slike tilfeller snarest underrettes om avgjørelsen.
4.3 Daglig leder skal, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om stiftelsens virksomhet, stilling og resultatutvikling Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker.
4.4 Daglig skal sørge for at Forfatterforbundets vederlagsfonds regnskap er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte.
4.5 Daglig leder skal sørge for at praktiske oppgaver knyttet til styrets arbeid blir utført. Dette omfatter bl.a.:
- Utsending av innkalling, dagsorden og saksdokumenter til styremøter:
- Oppfølging og gjennomføring av styrevedtak;
- Føring av møteprotokoll;
- Holde stiftelsens protokoller ajour;
- Holde registrene i Brønnøysund ajour.
4.6 Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak.
4.7 Daglig leder skal for øvrig utføre og stå ansvarlig for de oppgaver som er pålagt lov, forskrift, vedtekter, de generelle instrukser fastsatt av styret samt retningslinjer og pålegg gitt av styret.
5.1 Daglig leder forbereder saker som skal behandles av styret. Styrets leder har ansvar for utsending av innkalling til styremøter og føring av protokoll, dog skal dette i praksis utføres av daglig leder.
5.2 Innkalling til styremøtene skjer skriftlig, med rimelig frist, og med angivelse av de saker som skal behandles. (Varamedlemmene orienteres om styremøtene og innkalles ved ordinære medlemmers forfall.)
5.3 Saksdokumenter skal så vidt mulig være sendt det enkelte styremedlem senest én uke før styremøtet skal finne sted.
5.4 Saksdokumentene skal forberedes og fremlegges slik at styret kan få et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag.
5.5 Normalt skal saksforberedelse besørges av daglig leder, ref. punkt 5.1 ovenfor. Dersom styret likevel finner det hensiktsmessig, styret delegere arbeidet med utredning og forberedelse av en bestemt sak til et utvalg blant styremedlemmene og/eller varamedlemmene. Forutsetningen for dette er at samtlige styremedlemmer får tilgang til samme informasjon om resultatet fra arbeidet, og at utvalget ikke gis vedtakskompetanse.
5.6 Styrets leder skal bestrebe at det avholdes møter minst to ganger i kalenderåret og ellers så ofte som stiftelsens virksomhet tilsier det, eller når daglig leder, revisor eller ett styremedlem krever det.
5.7 Styret behandler saker i møte, med mindre styret er enig i at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styremedlem, daglig leder eller revisor kan kreve møtebehandling. Årsregnskap og årsberetning, samt utdeling av stipendmidler skal behandles i fysisk møte.
5.8 Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte.
5.9 Styrebehandlingen ledes av styrets leder. Dersom styreleder er fraværende, ledes det av nestleder.
5.10* Styret er beslutningsdyktig når leder eller nesteleder og minst tre av styrets medlemmer er til stede. Ved avstemninger har hvert medlem én stemme. Styreleder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.
5.11 En beslutning av styret krever at et flertall av de styremedlemmene som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for.
*Punkt 5.10 ble oppdatert per 28.02.2022. Tidligere var punktets ordlyd: Styret er beslutningsdyktig når minst fire av styrets medlemmer, eller minst tre av medlemmene og ett av varamedlemmene er til stede og deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.
6.1 Det skal føres protokoll over styrebehandlingen.
6.2 Styrets leder, eller den som i styrets leders sted leder styrebehandlingen, har ansvaret for at det føres protokoll, ref. punkt 5.1 ovenfor.
6.3 Av protokoll skal følgende opplysninger fremgå:
• Tid og sted for møte;
• Møtedeltakerne;
• Om alle styremedlemmene er gitt anledning til å møte;
• Behandlingsmåten;
• Om styret var beslutningsdyktig;
• Oversikt over saksdokumenter utsendt forut for styremøtet;
• De saker som ble behandlet i møtet, referat av styrebehandlingen, styrets beslutning, samt stemmetall i hver enkelt sak;
• Er beslutningen ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning kan kreve sin oppfatning protokollført.
6.4 Det skal sendes utkast til protokoll fra styremøtet til alle styremedlemmer per e-post senest én uke etter at styremøtet har funnet sted.
6.5 Styrets protokoll vedtas og underskrives senest på neste møte. Protokollen skal underskrives av alle som har deltatt i styrebehandlingen. Styremedlemmer som var fraværende plikter å gjennomgå protokollen og undertegne på at denne er lest og vurdert.
6.6 Kopi av undertegnet styreprotokoll sendes styrets medlemmer snarest etter at alle underskrifter er påført protokollen.
7.1 Styremedlem og daglig leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at vedkommende må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Den enkelte plikter selv å påse at han ikke er inhabil ved behandlingen av en sak før behandlingen påbegynnes.
7.2 Styremedlemmer og daglig leder plikter å opplyse om enhver interesse den enkelte eller vedkommendes nærstående kan ha i avgjørelsen av et spørsmål. Dette gjelder uavhengig av om interessen kan anses som en særinteresse som medfører inhabilitet etter punkt 7.1. Med mindre styremedlemmet selv velger å fratre ved behandlingen eller avgjørelsen av en sak, skal styret beslutte om vedkommende skal fratre. Ved vurderingen skal det legges vekt på alle former for personlige, økonomiske eller andre interesser hos styremedlemmet og behovet for allmennhetens tillit til vederlagsfondets virksomhet. Styrets vurderinger av habilitetsspørsmål skal protokolleres.
7.3 Medlemmer av styret og daglig leder har taushetsplikt om alle forhold de som medlem av styret får kjennskap til. Alle styredokumenter, herunder regnskap, og behandlingen i styret er konfidensielle. Vedtak om unntak fra taushetsplikten treffes ved særskilt styrevedtak.
7.5 Styret og andre som representerer stiftelsen utad må ikke foreta noe som er egnet til å gi noen en urimelig fordel på stiftelsens bekostning.
7.6 Medlemmer av styret er forpliktet til å oppbevare skriftlig materiale som mottas i egenskap av styremedlem på en betryggende måte for å hindre at materialet tilflyter uvedkommende.
8.1 Daglig leder skal ved hvert enkelt styremedlems tiltredelse påse at vedkommende styremedlem gjør seg kjent med og aksepterer denne instruks. Som bekreftelse på dette skal styremedlemmet undertegne ett eksemplar av instruksen. Daglig leder oppretter et arkiv for undertegnede styreinstrukser.
9.1 Endringer i denne instruks vedtas av styret med minst tre styremedlemmers tilslutning.
Denne instruksen er utarbeidet i samarbeid med Forfatterforbundets vederlagsfonds revisor.